La numérisation du secteur du Facilities Management pose de nombreuses questions juridiques auxquelles il est impératif de savoir répondre pour sécuriser correctement les projets.

 

 

1/ Sur le terrain, les obligations juridiques qui découlent de l’adoption des outils numériques doivent être prises en compte

Avec l’utilisation croissante des technologies numériques augmentent également les obligations juridiques qui en découlent, et elles sont multiples. Il y a aujourd’hui une réelle diversité des législations applicables en matière de technologie et il peut être difficile pour les entreprises de les identifier.

Par ailleurs, nous constatons de plus en plus de  cyberattaque, des fuites de données, et les sanctions de la CNIL pour manquement au RGPD se démultiplient également.

Les entreprises n’ont plus le choix : elles doivent intégrer les enjeux juridiques qui découlent de l’adoption des outils numériques.

2/ Le secteur du Facility Management se digitalise également. Quand on porte un tel projet, quelles sont les bonnes questions que l’on doit se poser ?

La première question à se poser est : de quoi parle-t-on ? Car il est nécessaire d’identifier les enjeux techniques, opérationnels et financiers afin de pouvoir identifier les règles juridiques applicables.

Le Facility Management (FM) désigne traditionnellement les processus qui organisent le transfert de gestion d’une partie des services généraux vers un prestataire externe. Ces prestataires externes utilisent le plus souvent des outils numériques et technologiques pour fournir leurs services.

Avec l’essor des smart cities et smart building,  on doit prendre en compte les technologies et innovations avec lesquels le prestataire de FM va devoir interagir directement ou indirectement.

Dans ce contexte, la stratégie d’externalisation va varier en fonction des services concernés. On peut confier à un prestataire la maintenance des installations, comme l’électricité, la climatisation, le chauffage, la gestion de la restauration, celle des espaces verts, ou simplement la logistique (livraison, stockage), ou le transport du personnel… Ces services vont devoir prendre en compte la technologie du building et de la ville en plus de celle employée par le prestataire.

Cela aboutit mécaniquement à empiler les contraintes juridiques pour lesquelles il faut trouver une cohérence tout en s’adaptant au périmètre des services fournis par le prestataire de FM.

3/ Dans cet ensemble, qu’en est-il de la question des données ?

Il s’agit d’une question centrale :  les données personnelles vont devoir être collectée, traité et exploitées dans le respect du  RGPD, notamment et les données non-personnelles vont également devoir être traité de manière claire entre les parties.

En effet, ces données non personnelles peuvent avoir un enjeu majeur pour le prestataire qui pourra améliorer, adapter et donc valoriser ses services grâce à l’analyse de ces données non personnelles.

Il va falloir s’interroger sur qui et comment les collecter ? Qui installe et qui est responsable des capteurs ? Comment les utiliser ? Faut-il limiter les droits de réutilisation de ses données à son prestataire FM ? A qui appartiennent ses données ? Y a-t-il un droit de propriété ?  Relèvent-elles du secret des affaires ?  Il faut être vigilant et prévoir des obligations adéquates en matière de confidentialité, gestion des accès, et avoir la maîtrise des éventuels sous-traitants sollicités.

Autre enjeu très important, celui de la sécurité du système d’information qui peut avec des conséquences sur la sécurité des personnes présentes dans l’immeuble (par exemple en cas de prise de contrôle de tout ou partie du système d’information, des objets connectés, capteur ou autre technologie) et la cybersécurité.

La RSE est aussi une thématique importante dont le prestataire de FM doit tenir compte par exemple : la performance énergétique de l’immeuble, sans oublier le sujet du green IT.

4/ Devant une telle complexité, comment les parties prenantes peuvent-elles efficacement sécuriser leurs projets ?

Le contrat est un formidable outil d’efficience des projets.

Souvent les projets de FM impliquent de nombreux acteurs : propriétaire de l’immeuble,  bailleurs, entreprises locataires, prestataires multiples et de nombreuses technologies, celles de chacun de ces acteurs et celles du prestataire de FM.

Un contrat rédigé sur mesure, adapté au contexte, aux enjeux du client, prenant en compte l’écosystème et la multitude des acteurs & des technologies dans lequel il s’inscrit et anticipant les risques identifiés, est un outil d’efficience et de réussite de ce type de projets.

Chez ITLAW Avocats nous proposons des contrats sur mesure, adapté à chaque projet, chaque enjeu est cohérent avec les technologies mises en œuvre sur ces projets de FM. Nous analysons le contexte propre à chacun de nos clients  pour pouvoir anticiper les nombreux risques spécifiques dans ce contexte, qu’ils soient juridiques, technologiques ou financiers.

Claudia Weber, Avocat fondateur, ITLAW Avocats

 

Besoin d’aide pour construire votre contrat de Facilities Management ?

ITLAW Avocats mobilise ses talents et son expertise en matière de protection des données personnelles ,  de projets informatiques complexes  de contrats, d’innovation, de sécurité et de propriété intellectuelle   ainsi que sa connaissance de l’écosystème IT et son expertise en matière de négociation pour vous accompagner dans la sécurisation de vos projets complexes, tels que les projets de Facilities Management, de Smart Building, Domotique, Smart Cities …

 

Pour aller plus loin :

 

Nous contacter