1/ Le concept:

La société SAP a développé une notion appelée « accès indirect » qui interpelle et crée de nombreux questionnements, notamment dans le cadre d’audits de licences.

Cette notion d’« accès indirects » est définie comme suit par la société SAP :  «  « Indirect Access occurs when humans, or any device or systems indirectly use the ERP system via a non SAP intermediary software between the users and the SAP ERP system, such as a non SAP front-end, a custom solution, or a third-party application » (Indirect Access Guide for SAP Installed Base Customers » avril 2018. page 3)

2/ Les enjeux :

A l’occasion d’audit de licences, il n’est pas rare que la société SAP justifie la nécessité d’achat de licences complémentaires sur le fondement de ces accès indirects.

Or, cette notion soulève un certain nombre d’interrogations notamment :

  • sa validité juridique au regard des dispositions impératives du droit français et européen,
  • son opposabilité aux clients SAP.

3/ L’ analyse inédite  d’ITLAW Avocats :

La notion d’accès indirect est une notion propre à SAP qui en a défini les règles.

Or, le droit français dispose de règles impératives, auxquelles il est impossible de déroger, qui prévoient un certain nombre de droits au bénéfice des licenciés.

Au regard de ces règles légales, la politique de licensing des accès indirects est-elle opposable au licencié ?

Pour répondre à cette question, ITLAW Avocats s’interroge sur les points suivants :

  • Existe-t-il-un texte légal qui interdit ou limite la notion d’accès indirect ?
  • Ces « accès indirects » sont-ils prévus dans le contrat ?
  • Comment interpréter son contrat ? quels documents prendre en compte ? dans quel ordre hiérarchique ?
  • Comment s’intègre la nouvelle métrique de l’éditeur sur le modèle du « Digital Access » ?

Outre ces questions relatives aux pratiques de l’éditeur SAP, ITLAW Avocats recommande de s’interroger aussi sur les pratiques des intégrateurs.

En effet, les intégrateurs n’ont-ils pas aussi leur rôle à jouer dans le développement d’interfaces qui engendre des « accès indirects » ? Comment encadrer contractuellement ce point et gérer ce risque avec son intégrateur ?

 

4/ La note de perspective sur les « Accès indirects », une analyse des fondements juridiques » rédigée par ITLAW Avocats et éditée par l’USF :

Pour compléter les analyses techniques et financières sur cette notion d’ «usage et d’ accès indirect», l’USF a demandé au cabinet ITLAW Avocats une analyse juridique de cette notion « d’utilisation /d’accès indirect » afin de permettre à ses adhérents d’en cerner les contours et les conséquences.

Cette analyse juridique aborde ces notions sous un angle nouveau, et propose une approche différente, avec des axes de réponse aux interrogations de l’USF permettant de mieux appréhender les implications de cette notion complexe.

Cette analyse juridique met en évidence la nécessaire interdépendance des aspects juridiques et techniques, et l’importance qu’il y a lieu de porter à la rédaction des documents contractuels.

Les principes et recommandations exposés dans cette analyse juridique sont à considérer comme une aide à la compréhension et l’interprétation des différents sujets qu’elle traite.

Dans tous les cas, il convient de rapprocher les principes et recommandations figurant dans cette analyse des contrats de licences signés avec l’éditeur : ces derniers sont et restent la référence contractuelle pour mesurer l’impact de la notion d’ « usage / accès indirect »  dans le contexte propre à chaque entreprise.

Découvrez l’analyse des fondements juridiques des accès indirects ici

 

5/ Le meilleur moyen de répondre à un audit est de l’avoir anticipé !

Il est donc impératif de bien négocier :

– son contrat de licence en amont, sans oublier les clauses d’audit, dans laquelle il faut notamment penser à traiter les sujets suivants :

  • les modalités d’exécution de l’audit : nombre, durée, auditeur, périmètre des informations à transmettre et modalité de transfert;
  • les moyens techniques utilisés pour l’audit ;
  • les conséquences de l’audit.

– son contrat d’intégration en amont, dans lequel il faut notamment penser à traiter les sujets suivants :

  • la conception et l’intégration des API
  • la gestion des Open Sources
  • les audits de licence

6/ En conclusion, nous recommandons de :

  • négocier et sécuriser en amont vos contrats de licence et vos contrats d’intégration notamment les clauses d’audit afin d’anticiper les problématiques liées à ces processus de comptage de licence et leurs conséquences.
  • dès le démarrage d’un audit, de piloter de près l’audit, souvent avec l’aide de spécialistes juridiques et technico-financiers, pour vous assurer de la régularité, légalité et conformité des procédures mises en place mais aussi des conclusions de l’audit avec le contenu le contrat de licence
  • et à l’issue de l’audit négocier les demandes formulées par l’éditeur qu’il s’agisse de régularisation de licence ou d’achat de nouvelle licence/nouveaux produits
  • travailler sur un audit préventif est également une méthode efficace pour vous préparer à un audit réel de vos éditeurs. Nous l’avons constaté en ayant accompagné nombreux de nos clients dans la réalisation de tels audits préventifs, cette méthode permet de réaliser des économies considérables.

Claudia Weber, avocat fondateur du Cabinet ITLAW Avocats, expert Contrats IT : rédaction, audit & négociations avec les éditeurs et les intégrateurs.

 

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