Audit de conformité des licences : ne vous laisser pas effrayer par les éditeurs ; ils n’ont pas toujours raison !
15 novembre 2013.
Depuis nombreuses années, certain éditeurs de logiciels procèdent à des audits afin de vérifier que leurs clients utilisent ces logiciels conformément au contrat de licence qui les lie et notamment que le nombre de licences acquises par ces clients est suffisant compte tenu de l’utilisation que celui-ci fait du logiciel.
Sur la base de ces audits et des prétendus écarts de licences qu’ils soulignent, ces éditeurs de logiciel exigent de leurs clients la régularisation de la situation, c’est à dire l’achat des licences manquantes, mais également l’achat de licences supplémentaires souvent sur de nouvelles versions des logiciels et évidemment la maintenance associée !
Dans ces audits les éditeurs de logiciels font valoir, bien souvent implicitement, leurs droits de propriété intellectuelle sur les logiciels utilisés par leur clients. En effet pour rappel les logiciels sont des œuvres protégées au titre du droit d’auteur, et ces éditeurs ont donc droit à ce que leurs clients les utilisent dans les limites contractuelles convenues, conformément à L131-3 du Code de la propriété intellectuelle.
Face à de tels audits et aux demandes de leurs éditeurs, de nombreuses sociétés croient être en manquement contractuel, paniquent et acceptent presque sans se battre, de régler la facture tant sur les licences manquantes que sur les licences supplémentaires.
Pourtant ces sociétés peuvent tout à fait contester ces audits et leurs résultats. En effet conformément au principe de bonne foi dans l’exécution des contrats, les parties doivent en cas de litige échanger pour essayer de trouver une solution amiable.
Si vous êtes victime d’un tel audit de conformité, interrogez-vous sur ce qui suit et vous verrez que vous disposez de moyens légitimes pour contester cet audit et ses résultats:
- Mon éditeur était-il en droit de procéder à cet audit au regard des termes du contrat de licence ?
- L’audit a-t-il été réalisé conformément au contrat de licence et aux usages de l’audit ?
- Comment a été effectué le calcul du nombre de licences acquises et le calcul du nombre de licences nécessaires compte tenu de l’utilisation que je fais du logiciel ?
- L’éventuel écart de licence résulte-t-il de mon fait ou plutôt de celui d’un tiers qui a installé ou intégré le logiciel pour mon compte et qui est parfois un partenaire de mon éditeur voir mon éditeur lui-même ?
Si votre éditeur de logiciel audite votre parc de logiciels et vous notifie un manquement de votre part, nous vous recommandons notamment de :
- Analyser les documents contractuels qui s’appliquent à votre licence, parfois il existent de nombreux documents à rassembler
- Vérifier si vous êtes soumis à un délai pour répondre à cet audit
- Analyser la clause d’audit, vérifier que ce qu’elle exige et ce qu’elle implique est conforme à la loi : souvent certaines obligations ou pratiques ne sont pas conformes au droit = elles sont donc inapplicables !
- Faire valoir vos droits auprès de votre éditeur le plus rapidement possible, mais pas n’importe comment = mettez en place une stratégie en fonction de vos objectifs !
Claudia Weber, avocat fondateur du Cabinet ITLAW Avocats, expert Contrats IT : rédaction, audit & négociations avec les éditeurs et les intégrateurs.
Pour approfondir :
- Audit de licence : la régularisation au titre d’« Accès indirects » est-elle légale ?
- Les audits de licence : comment y répondre ?
- Audit de licence ou comment les éditeurs abusent de leurs droits d’auteurs
- SAP : usages indirects et interopérabilité : Une analyse des fondements juridiques
ITLAW Avocats mobilise ses talents et son expertise en matière de contrats, d’innovation, de projets informatiques complexes et de propriété intellectuelle ainsi que sa connaissance de l’écosystème IT et son expertise en matière de négociation pour vous accompagner dans la gestion d’un audit de licence , quel que soit l’éditeur en cause, et aussi pour réaliser un audit préventif.
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