Dématérialisation des factures : le nouveau calendrier
25 octobre 2023.
La dématérialisation des factures est fréquemment présentée par les professionnels comme un facteur de modernisation des relations d’affaires, de simplification des démarches et de leurs coûts, s’inscrivant dans une démarche RSE. Pour l’Administration, la dématérialisation des factures est un moyen efficace de lutte contre la fraude.
Pourtant, la dématérialisation généralisée des factures reste encore un sujet de questionnements.
Rappelons les fondamentaux :
D’abord, qu’est-ce qu’une facture ?
La facture est un document qui revêt une valeur juridique majeure en ce qu’elle a une forte valeur probante. En effet, elle sert à:
- matérialiser une transaction financière et démontrer une opération commerciale,
- fonder la collecte et la déduction de la TVA.
La facture est soumise à un formalisme obligatoire. A ce titre, elle doit comporter des mentions obligatoires selon le statut de celui qui les émets, les biens et services sur lesquels elle porte ainsi que, le cas échéant, l’assujettissement à la TVA et le taux associé.
Ensuite, qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation désigne le processus qui permet de se détacher du support physique tout en assurant une force probante équivalente au support papier.
Plus précisément, la dématérialisation des factures s’entend d’une facture émise, transmise, reçue et archivée sous un format électronique (article 289, VI du Code général des impôts « CGI »).
Ainsi, pour être considérée comme « dématérialisée » au sens de la loi, il est nécessaire que l’intégralité du processus de facturation soit électronique[1]. La dématérialisation ne correspond donc pas, par exemple, au scan de la facture papier, envoyée par mail sous format pdf.
Pour qu’une facture dématérialisée puisse revêtir une force identique à une facture papier, il est impératif qu’elle réponde aux critères suivants, de son émission à la fin de sa période de conservation :
- authenticité et garantie de l’identité de l’émetteur grâce à une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS ;
- intégrité du contenu et traçabilité des éventuelles modifications grâce à des contrôles documentés et permanents ;
- lisibilité du fichier.
Et puis, concrètement, comment ça marche ?
L’obligation de dématérialisation des factures a d’abord touché le secteur public depuis la loi n° 2019-486 du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises généralise l’usage des factures sous forme électronique dans les articles L. 2192-1 et suivants du code de la commande publique. Dès lors, si parmi vos clients et partenaires, vous comptez des acteurs du secteur public, vous connaissez déjà le fonctionnement de la plateforme Chorus-Pro.
Désormais et progressivement, l’obligation de dématérialisation des factures s’étend au secteur privé avec l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction.
Dans son rapport « La TVA à l’ère du digital en France », la direction générale des Finances publiques autorise l’envoi des factures électroniques à leurs destinataires par le biais d’une solution qui sera une plateforme nationale basée sur un modèle identique à celui de Chorus Pro, ou via un opérateur de dématérialisation – une plateforme privée certifiée.
La plateforme transmet en temps réel les données de facturation. Un seul flux permet ainsi la transmission des factures au client et le contrôle par l’administration de l’opération. D’un point de vue technique, les formats acceptés sont les pdf, xml, csv, json, yml.
On parle alors d’e-invoicing concernant le fait d’éditer et transmettre une facture dématérialisée à son client et d’e-reporting concernant la transmission des éléments de la facturation permettant à l’administration de lutter contre la fraude à la TVA. Ce modèle s’inscrit dans une logique de « Compliance by design ».
Pour échanger leurs factures électroniques et transmettre leurs données à l’administration fiscale, les entreprises seront donc libres de recourir soit directement au portail public de facturation, soit à une plateforme de dématérialisation tierce qui, d’une part, assurera l’acheminement des factures électroniques du fournisseur vers la plateforme du client, et, d’autre part, communiquera les données attendues au portail public de facturation.
Enfin, ce changement, c’est pour quand ?
Initialement, la dématérialisation et la transmission des factures devait suivre un calendrier progressif entre 2024 et 2026.
Le 17 octobre dernier, un nouvel amendement au projet de loi de finances pour 2024 prévoit un échéancier pour 2026-2027 :
- à compter du 1er septembre 2026, en réception, à l’ensemble des assujettis,
- à compter du 1er septembre 2026, en transmission, aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire,
- à compter du 1er septembre 2027 en transmission pour les petites, moyennes et microentreprises.
Il en découle que toutes les entreprises, indépendamment de leur taille, doivent être en mesure de recevoir des factures dématérialisées au mois de septembre 2026. En revanche, l’édition des factures électroniques est fonction de la taille de l’entreprise émettrice et sera donc progressif jusqu’à 2027.
A noter que la classification des entreprises doit se faire selon les critères énoncés dans le décret n° 2008-1354, appréciés au niveau de chaque entité juridique et non au niveau du groupe.
Ainsi, à compter de septembre 2027, et sauf nouveau report, toutes les entreprises seront pleinement soumises à l’obligation de dématérialisation des factures.
Pour aller plus loin…
La dématérialisation des factures soulève de nombreux enjeux connexes, en particulier ceux relatifs à :
- la protection des données personnelles ou non personnelles – propriété, sécurité, ré utilisation,
- la sécurité – en terme d’accés (chiffrement, gestion des habilitations, etc) et aussi en termes d’intégrité et de lisibilité dans le temps ;
- La conservation et l’archivage des données – force probante, durée, modalités techniques et RSE
- L’interopérabilité avec le SI (ERP et autres applications liées à la facturation)
- L’hébergement – datacenters, Cloud
Claudia Weber, Avocat fondateur du Cabinet ITLAW Avocats et Diane de Langeron, Avocat collaborateur ITLAW Avocats
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[1] BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10,n°80
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