65 % des entreprises estiment que l’externalisation leur permet de se focaliser sur leurs fonctions essentielles, et 63 % identifient la réduction des coûts comme un avantage clé[1]. Cela explique que de nombreuses entreprises intègrent l’externalisation IT dans leur stratégie, avec un marché estimé à 460,10 milliards de dollars[2].

Externalisation : de quoi parle-t-on, quels sont les enjeux ?

L’externalisation, l’outsourcing, l’infogérance désignent des processus qui organisent le transfert d’une partie plus ou moins importante de ressources informatiques vers un prestataire externe.

Les risques associés à cette prestation complexe varient en fonction des applications, des fonctions externalisées, ainsi que des services fournis par le prestataire pouvant être plus ou moins complets. Les enjeux sont multidimensionnels : juridiques, financiers, opérationnels, organisationnels. Les risques sont également liés au caractère à la fois transverse et multiple de ces projets qui doivent prendre en compte une diversité d’acteurs, de services, de technologies, de règlementations de plus en plus denses et une multitude de territoires. La maîtrise des coûts ainsi que le foisonnement des règlementations à respecter ajoute un niveau de complexité.

Le contrat doit impérativement anticiper tous ces éléments !

Pourquoi lancer un projet d’externalisation ?

Les raisons les plus courantes sont :

– Réduire les coûts

– Externaliser pour mieux organiser

– Concentrer les équipes sur leur cœur de métier

Pour atteindre ces objectifs il faudra anticiper les risques fonctionnels, contractuels, pour éviter une gestion excessive du prestataire, maîtriser les coûts par des clauses bien rédigées et sécuriser le volet financier avec des clauses d’optimisation financière, benchmarking, hardship et éviter d’externaliser un service qui dysfonctionne.

En résumé, définissez précisément vos besoins pour construire un contrat adapté aux objectifs spécifiques de l’entreprise.

Bien préparer l’externalisation : analyse des besoins, risques & opportunités

Il est essentiel de définir clairement, en amont, ses besoins métiers, techniques, technologiques, juridiques, financiers et organisationnels. Cela inclue la gestion des évolutions légales, l’intégration des innovations, la reprise du personnel, la prise en compte des spécificités de votre entreprise, de l’atteinte de vos objectifs, et un schéma financier cohérent compte tenu de la durée du contrat et de la dépendance créée avec votre prestataire.

L’absence de réflexion préalable, de négociation du contrat, peut conduire à des services standardisés mal adaptés, ignorant ces besoins et objectifs non exprimés, entraînant des ralentissements et des dérapages, des coûts, conséquences économiques, juridiques, organisationnelles.

Une étape d’étude en amont du projet alignant la vision métier avec celle du SI, est préconisée. Pendant celle-ci, il faudra être vigilant quant au cadrage du contrat, à la précision de son contenu, notamment certaines clauses cruciales (continuité de services, responsabilité etc…)

Il est également important de planifier le projet d’externalisation et d’identifier les moments clés du projet notamment dans des contextes complexes avec des risques juridiques (dénonciation de contrats existants, le transfert de personnel, avenants …).

Pour conclure

80 % du succès des projets d’externalisation repose sur une préparation minutieuse et sur la qualité du contrat qui devra être construit sur mesure.

Chez ITLAW Avocats, nous rédigeons, négocions des contrats d’externalisation sur-mesure pour nos clients depuis plus de 30 ans en nous adaptant à chaque projet et son contexte !

Article rédigé par Claudia Weber, Avocat Associé Fondateur ITLAW Avocats

[1] Pro Contact, « Quelles sont les perspectives du secteur de l’externalisation ? », 10 01 2023

[2] Julien, « Tendances émergentes de l’externalisation informatique en 2023 », 08 09 2023

Cliquez ici pour lire l’article sous format PDF ou le télécharger 

 

Nous contacter