Comment réussir vos négociations de contrats ?

Une négociation est un « projet » en tant que tel, cette étape cruciale dans la relation client fournisseur se prépare.

Une négociation nécessite :

• Une équipe
• Un budget
• Un planning
• Un RACI

En général les négociations se déroulent sur plusieurs étapes.

Les 6 étapes clés pour réussir vos négociations :

1. Identifier les besoins :

Il faut commencer par établir ses besoins, sans se limiter à l’achat. En effet les besoins doivent être travaillés selon un axe transverse :

• Besoins opérationnels : fonctionnels, techniques, technologiques, organisationnels
• Besoins financiers : budget, régie, forfait, enveloppe, autres.
• Besoins juridiques : architecture contractuelle, clauses contractuelles minimales et maximales, conformité à la réglementation, RGPD, sécurité…

2. Cadrer et arbitrer les objectifs en interne :

Lorsqu’il est technologique, le nouveau projet va impacter en général plusieurs départements dans l’organisation. Nous recommandons donc de travailler en interne les objectifs recherchés au travers de cet achat, en impliquant les différents métiers concernés, notamment les achats, le métier, la DSI, la direction juridique, le DPO et souvent aussi la RSSI et la direction générale.

Ensemble, ces différents métiers devront cadrer et arbitrer les objectifs attendus par l’achat, notamment en travaillant sur les sujets suivants :

• Quels sont les « must have », les « nice to have » ?
• Arbitrer en interne les différents besoins, par exemple :
  • Visez-vous les prix les plus bas ? Dans ce cas, acceperez-vous de réduire les garanties de qualité et de calendrier, ou de sécurité ? Accepterez-vous de prendre le risque d’un niveau de responsabilité faible de la part du prestataire ? Accepterez vous de prendre en charge des activités et une responsabilité importante ? Avez -vous les équipes en interne ?
  • La qualité est-elle essentielle dans ce projet ? Vous visez donc des SLA élevés. Dans ce cas accepterez-vous un prix élevé, voire difficilement maitrisable ? Accepterez vous dans ce cas une absence de garantie ? Une responsabilité très limitée ? ect.
  • Il s’agit d’essayer une innovation, vous visez une durée courte et une facilité de résiliation ? Quels risques acceptez-vous dans ce cas ? Un prix plus cher ? Une absence de SLA, de garantie ? Une rupture de technologie, des problèmes d’interopérabilité, de sécurité, ect.

3. Cadrer la négociation

Il faut préparer le cadre de vos négociations :

• Choisir votre méthode de négociation :
  • Envisagez vous d’imposer vos conditions ?
  • Envisagez vous de soumettre votre propre contrat ?
  • Envisagez vous de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs et de négocier face à plusieurs fournisseurs en parallèle ?
• Identifier la méthode de négociation de son partenaire pour s’y adapter.
  • Anticipez vous que votre partenaire va vous imposer ces CGV ou ses CGA ?
• Identifier et cadrer une méthode de négociation avec un RACI et un planning.
  • Organiser la méthode de suivi de l’avancé des négociations

4. Engager l’échange

Pour préparer vos négociations, nous recommandons de travailler en amont les sujets suivants qui devront être présentés pendant les réunions de négociations :

• Le contexte du projet, vos intérêts et vos objectifs
• Identifier les intérêts et les objectifs de votre partenaire
• Identifier l’objectif commun
• Au fur et à mesure des discussions, explorer et recueillir les informations sur les objectifs spécifiques et les enjeux

5. Prendre position, négocier :

Durant les négociations, l’essentiel est trop souvent oublié. Pensez à :

• Ecouter
• Exprimer vos contraintes, vos enjeux
• Chercher des alternatives aux blocages grâce à l’écoute, en visant l’objectif commun, non en imposant.

6. Conclure et activer le contrat

Lorsque les négociations aboutissent à la signature du contrat. Nous recommandons de préparer la phase suivante : l’exécution du contrat.

Durant l’exécution du contrat, de nouvelles négociations s’ouvriront ; celles qui vous permettront d’anticiper, de gérer, éviter les dérapages.

Les questions à se poser en amont des négociations :

Un.e négociateur.trice, quel que soit son profil, doit préparer ses négociations. Nous recommandons de se poser, à minima, les questions suivantes :

• Ai-je les compétences ? Une négociation sereine et efficace est impossible sans la réunion des 4 compétences suivantes :
  • Financières
  • Techniques et organisationnelles
  • Juridiques
• Quelle est l’équipe interne qui m’accompagne ? Faut il faire appel à des consultants externes pour m’aider sur le plan technique, financier ou juridique ?
• Ai-je les informations ? Personne ne peut négocier s’il ne dispose pas des informations nécessaires :
  • les besoins métiers : qu’est-ce que j’achète et pourquoi ?
  • le contexte interne : les enjeux, la négociation sera différente selon les enjeux : négocier l’achat de prestations en sécurité en pleine crise cyber n’a rien à voir avec la négociation de son nouvel ERP qui sera implémenté dans 2 ans.
  • les risques identifiés : est-ce une technologie innovante ? mon achat est-il transverse ? va-t-il traiter des données sensibles ? est-ce un achat pour l’activité ou pour le support ? etc.…
  • les objectifs : dois-je négocier au plus bas prix ou dois-je obtenir le meilleur niveau de qualité ? etc.…
• Ai-je le temps ? : Le planning de négociation est-il pertinent et suffisant eu égard aux objectifs poursuivis ?
• Ai-je le budget ? 

La négociation est l’activité la plus importante dans la construction et la mise en œuvre d’un projet car elle va permettre de :

• Travailler en interne sur sa transversalité et anticiper les risques sur tous les axes : technique, finance et juridique.
• Valider avec votre fournisseur l’adéquation de ce qu’il vous vend à vos besoins globaux, et pas uniquement métiers.
• Construire la relation avec votre partenaire : le ton de la négociation, les comportements de l’équipe de votre partenaire au cours des négociations va vous donner des indications sur l’organisation, le fonctionnement et la culture d’entreprise de ce nouveau partenaire. Et ces indications vont vous permettre d’anticiper et de mettre en place les actions pertinentes durant l’exécution du contrat.

La négociation est un projet en tant que tel et doit être considéré sur un plan transverse ; cette phase vous permet de sécuriser votre projet et vos relations avec vos partenaires, pensez-y !

Claudia Weber, avocat fondateur  | ITLAW Avocats

Besoin d’aide pour négocier vos contrats ?

ITLAW Avocats met à votre service son expérience et son expertise en la matière.

ITLAW Avocat mobilise ses talents et son expertise en matière de contrats, de projets informatiques complexes, y compris en matière d’innovations et de (cyber)sécurité et de propriété intellectuelle , de protection des données personnelles ainsi que sa connaissance de l’écosystème IT  pour vous accompagner dans la sécurisation de vos projets et en particulier dans la négociation de vos contrats, dans le pilotage de l’exécution de vos contrats et dans la gestion des dérapages.