Face à la généralisation de l’utilisation des nouvelles technologies dans les entreprises, le Centre d’Analyse Stratégique (« CAS ») et la Direction Générale du Travail (« DGT ») se sont livrés dans un rapport publié en février 2012[1], à une analyse de l’état de l’utilisation des technologies de l’informatique (« TIC ») par les salariés sur leur lieu de travail.

Ce rapport aborde de nombreux points passionnants comme l’impact des TIC sur les rythmes, l’autonomie et le contrôle du travail ou sur le bien-être et la santé au travail.

Ne pouvant traiter l’ensemble des problématiques soulevées, nous avons choisi de revenir sur un point en particulier abordé dans ce rapport: la nécessité de prendre en compte le facteur humain dans la mise en place des projets informatiques.

Dans ce rapport, le CAS et la DST affirment en effet que l’approche strictement économique et technique des projets informatiques au détriment de la prise en compte du facteur humain, serait la cause de l’échec de la mise en place de nombreux projets informatiques.

Dans une perspective d’optimisation des projets informatiques le CAS et la DGT  recommandent donc de prêter une plus grande attention aux méthodes de travail préexistantes à l’intégration du système d’information.

Cette approche métier doit permettre d’intégrer une solution adaptée aux méthodes et pratiques des utilisateurs directs et ainsi de faciliter l’appropriation de cette solution par ces derniers.

A cette fin le CAS et la DGT recommandent notamment de :

  • Promouvoir et développer les méthodes d’analyse des usages et des pratiques métiers au sein de l’entreprise,
  • Etablir un bilan sur les usages des TIC dans l’entreprise chaque année ou à l’occasion d’une évolution importante,
  • Mettre en place des dispositifs d’évaluation des usages des TIC dans l’entreprise,
  • Prévoir et implémenter des chartes d’usage des TIC,
  • Former les salariés à l’utilisation des TIC.

Ce rapport livre donc des recommandations concrètes qui peuvent être prises en compte dans la mise en place d’un projet d’intégration de système d’information.

Nous recommandons donc vivement de :

-         ne pas négliger la rédaction des clauses de gouvernance avec votre prestataire : elles doivent être adaptées à votre projet et à votre entreprise afin qu’elles ne restent pas lettre morte durant l’exécution du projet,

-         et surtout de ne pas oublier de rédiger et mettre en place la gouvernance interne à votre entreprise, vos salariés face à ce nouveau projet ; cette gouvernance devant évidemment s’inscrire dans une gouvernance de projet avec votre prestataire.

Pour préparer et rédiger cette gouvernance interne, nous recommandons notamment de :

-         Analyser en amont les pratiques métiers au sein de votre entreprise,

-         Faire de la conformité aux méthodes de travail de vos salariés une obligation contractuelle,

-         Prévoir de former vos salariés et de les accompagner dans le changement inhérent aux outils informatiques,

-         Mettre en place un reporting de l’utilisation de la solution par vos salariés, après la mise en production du système d’information.

Ce travail vous permettra de mettre en place :

-         une gouvernance interne adaptée à votre entreprise et à vos salariés afin d’assurer et faciliter l’acceptation et la prise en main du projet,

-         une gouvernance externe avec vos prestataires également adaptée à vos enjeux et surtout vos faiblesses et pourquoi pas, grâce à ce travail, demander une assistance ciblée à votre prestataire.

Un facteur clé de succès de vos projets informatiques : anticiper, rédiger et assurer la mise en œuvre des clauses de gouvernance adaptées à votre projet mais également les clauses de gouvernance interne adaptées à votre entreprise !!

Claudia WEBER, Avocat Associé et Clémentine BEHAR, Avocat

ITLAWAvocats

www.itlaw.fr

 

 


[1] http://www.strategie.gouv.fr/content/rapport-l%E2%80%99impact-des-tic-sur-les-conditions-de-travail

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